Payroll kosten: wat kost payrolling?

Bent u benieuwd naar de payroll kosten omdat u erg veel tijd kwijt bent aan de salaris- en personeelsadministratie? Als u een payrollbedrijf inhuurt wordt het juridisch werkgeverschap verlegd. Zo loopt u geen risico meer bij ziekte van uw werknemers en wordt uw gehele personeelsadministratie uit handen genomen.

Payrolling biedt voordelen voor u en uw werknemers. U hoeft zich niet meer bezig te houden met personeelsadministratie en kunt uw kostbare tijd ergens anders aan besteden. Uw werknemers zijn er met een payroll service van verzekerd dat het loon op tijd op hun rekening staat. Bent u benieuwd wat een payrolling kost? Op deze pagina gaan we verder in op de kosten van payrolling en hoe deze kosten tot stand komen.

Hoe zit het met de payroll omrekenfactor?

Payroll kosten: wat is belangrijk voor een ondernemer

Een payrollbedrijf betaalt niet alleen het loon en vakantiegeld van uw werknemers, maar ontlast u ook van verschillende andere taken. De payroller houdt bijvoorbeeld uw gehele loonadministratie bij en zorgt ervoor dat de werknemers- en werkgeverspremies worden afgedragen. Ook zorgen zij ervoor dat het verzuimbeleid naar behoren wordt uitgevoerd en is bovendien gespecialiseerd in het afsluiten van arbeidscontracten. Al deze diensten zouden u normaal ook geld kosten, maar deze kosten vallen nu onder payroll kosten. Payrolling zorgt er zelfs voor dat u verzekeringen zoals een verzuimverzekering kunt opzeggen.

Meer weten van payrolling? Lees ons artikel: “wat is payrolling“.

Uitleg hoe payroll tarieven tot stand komen

Als u offertes voor payrolling aanvraagt, ziet u verschillende tarieven voorbijkomen. Hoe komen deze tarieven precies tot stand? We zetten de factoren die bepalend zijn voor het payroll tarief uiteen.

Brutoloon

De eerste factor die bepalend is voor het payroll tarief is het brutoloon dat een werknemer ontvangt. Dit bedrag bespreekt u vooraf met uw werknemer en voldoet aan de eisen van het minimumloon. Ook moet het afgesproken bedrag passen binnen de afspraken van de cao dat op uw bedrijf van toepassing is.

Werkgeverslasten

Omdat het werkgeversrisico bij payrolling van de werkgever naar het payrollbedrijf verschuift, is dit bedrijf ook verantwoordelijk voor het afdragen van de werkgeverslasten. Werkgeverslasten zijn premies zoals de WW-premie en de loonbelasting. Deze lasten verschillen per bedrijf en het type contract, maar bedragen vrijwel altijd tussen de 20% en 30% van het brutoloon.

Vakantiegeld

In de maand mei ontvangt iedere werknemer die in dienst is bij een bedrijf vakantiegeld. Het vakantiegeld bedraagt 8% van het brutoloon. Omdat er over dit bedrag ook nog werkgeverslasten betaald moeten worden wordt er vaak ongeveer 10% van het brutoloon uitgetrokken voor het vakantiegeld. Een payroller is verantwoordelijk voor het opzijzetten en uitkeren van het vakantiegeld.

Pensioen

Doordat het juridisch werkgeverschap verschuift, wordt een payrollbedrijf verantwoordelijk voor de pensioenen van uw werknemers. Dit scheelt u heel wat geregel.

Zonder payrollbedrijf zou u de pensioenen voor uw werknemers moeten regelen bij een pensioenfonds. De regels voor pensioenfondsen verschillen per sector en zijn vrij ingewikkeld. Valt het bedrijf onder een verplicht cao? Dan zijn er regels omtrent het pensioen van uw werknemers opgesteld waarin een pensioenfonds is vermeld. Valt het bedrijf niet onder een cao? Dan is een werkgever ertoe verplicht om het bedrijf aan te melden bij een pensioenfonds om zo het pensioen van de werknemers te regelen. Heeft u geen zin om zaken te moeten regelen met een pensioenfonds? Dan biedt een payroller zeker uitkomst.

Lees meer over de aanpassing van de verplichtstelling bij payroll (per 1-1-2021 – link: Stipp)

Personeelsverzekeringen

Een andere kostenpost voor payrollbedrijven is de verzekeringen die ze af moeten sluiten om zich in te dekken tegen risico’s. Een van deze risico’s is een zieke werknemer die toch doorbetaald moet worden. Een werkgever is verplicht om een verzuimverzekering af te sluiten die deze kosten dekt. Doordat het werkgeversrisico is verschoven naar het payrollbedrijf bent u niet meer verantwoordelijk voor het afsluiten van een verzuimverzekering. Deze verplichting is doorgeschoven naar het payrollbedrijf.

Soms hanteert een payrollbedrijf een eigen risico bij ziekte. Dit houdt in dat deze de eerste ziekte dag(en) maar een percentage van het normale loon van een werknemer uitkeert. Let hier goed op voor u een overeenkomst met een payroller aangaat.

Verzuimbegeleiding

Als er sprake is van ziekte bij een werknemer is uw payroller ertoe verplicht om de werknemer door te betalen. Het payrollbedrijf zal zich richten op de begeleiding naar het herstel. Voor dit traject is de Wet verbetering poortwachter opgesteld. In deze wet staat in stappen aangegeven wat uw plichten zijn bij ziekte van een werknemer. Als u een payrollbedrijf inhuurt, is dit bedrijf verantwoordelijk voor het naar behoren uitvoeren van de Wet verbetering poortwachter.

Overige kosten

Doordat payrollbedrijven producten en diensten in grote aantallen inkopen, betalen ze vaak een lagere prijs voor deze producten en diensten. Payrollbedrijven kunnen dus bijvoorbeeld grote kortingen krijgen op cursussen en opleidingen. Hierdoor kunnen uw werknemers een training of opleiding volgen. De prijs voor deze trainingen en opleidingen wordt doorberekend in de payroll tarieven.

Administratie

Een vervelende klus die bij iedere werkgever bekend is, is de administratie. Gelukkig neemt een payrollbedrijf de administratie op zich en hoeft u geen salaris- en personeelsadministratie meer bij te houden. Een payroller is verantwoordelijk voor het opstellen van salarisstroken en arbeidscontracten, maar ook voor het aanpassen van deze contracten indien er een wetswijziging plaatsvindt. Andere administratieve zaken die een payrollbedrijf op zicht neemt zijn het opmaken van de werkgeversverklaring, contractbeheer, juridische kosten en het verwerken van loonbeslagen.

Payroll kosten berekenen: een voorbeeld uit de praktijk

Nu u een beeld heeft van hoe payroll tarieven tot stand komen, is het tijd om er een voorbeeld uit de praktijk bij te pakken.

Een werknemer is in dienst en krijgt een bruto salaris van €14,- per uur. De werkgeverslasten die hierover betaald moeten worden bedragen 25% (€3,50) van het brutosalaris. Vervolgens wordt het vakantiegeld en de werkgeverslasten die hierover betaald moeten worden opzijgezet. Dit bedraagt een percentage van 10% (€1,40). Het payrollbedrijf moet vervolgens de verzekeringen betalen. Dit is 3% (€0,42) van het bruto salaris. De kosten voor pensioenregelingen, verzuimbegeleiding, overige kosten en administratie bedragen 20% (€2,80). Verder wil het payrollbedrijf een winst van 10% (€1,40).

Om de totale kosten per uur voor payrolling te berekenen tellen we deze bedragen bij elkaar op. De som van al deze percentages bedraagt €23,52. Om de omrekenfactor van een payrollbedrijf te berekenen hebben we de volgende formule opgesteld: Totale kosten payroll per uur ÷ bruto uurloon = omrekenfactor

Als alle gegevens naar behoren worden ingevuld komt er 1,68 uit. Dat betekent dat dit payrollbedrijf een omrekenfactor van 1,68 hanteert.

Wetgeving voor payrollers veranderd

Op 1 januari 2020 ging de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) in. Door deze nieuwe wet werd het aantrekkelijker voor werkgevers om zelf mensen in dienst te nemen. De WW-premie voor werknemers in vaste dienst ging namelijk omlaag. Voor flexibel personeel zoals uitzendkrachten, medewerkers met een tijdelijk contract, maar ook voor payrollmedewerkers betaalt u een hogere WW-premie. Het is momenteel dus voordeliger om zelf mensen in dienst te nemen.

Een andere regel in de WAB is dat iedereen recht heeft op transitievergoeding. Een transitievergoeding krijgt een werknemer bij ontslag. Voorheen moest een werknemer minimaal twee jaar in dienst zijn voordat er aanspraak gemaakt kon worden op de transitievergoeding. Met de WAB heeft zelfs iemand die ontslagen wordt in zijn proeftijd recht op transitievergoeding. Personeel dat op de payroll staat heeft ook recht op deze transitievergoeding.

Lees meer over de wijzigingen van de WAB op www.rijksoverheid.nl.

Waarom zijn payroll tarieven verschillend?

Als u enkele payroll tarieven met elkaar vergeleken hebt, valt het u waarschijnlijk op dat deze tarieven vrij veel van elkaar verschillen. Waarin liggen deze verschillen? Het eerste verschil ligt hem in de cao. Focust een payrollbedrijf zich op de horecasector? Dan zijn de regels weer anders dan in de detailhandel. Ieder cao hanteert zijn eigen regels rondom pensioenen en premies. Hierdoor is ieder payroll tarief verschillend. Een andere factor die van invloed is op het payroll tarief is het winstpercentage voor het payrollbedrijf. Payrollbedrijven zijn bedrijven met een winstoogmerk en zullen de winst doorberekenen in het payroll tarief.

Bespaar op de prijs door offertes te vergelijken

Het is een hele uitdaging om payrollaanbieders met elkaar te vergelijken. Daarom kunt u op onze website meerdere offertes aanvragen om de payrollaanbieder te vinden die voldoet aan uw eisen. Bent u benieuwd wat een payrollbedrijf u gaat kosten? Vraag dan nu vrijblijvend uw offertes aan!